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Elaborare e propagare i dati di risultato del tuo programma ovvero l’informazione evidence-based

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(Ultimo aggiornamento: 20 Marzo 2018)

informazioneDiversamente dalle misurazioni di processo che devono essere usate completamente per comprendere come i servizi vengono somministrati, potresti trovarti a decidere quale delle misurazioni di risultato sia più informativa per il tuo programma IMR o WSM.

Inizialmente il tuo sistema di monitoraggio dei risultati dovrebbe essere semplice da usare e manutenere; la complessità ha danneggiato molti ben concepiti tentativi di raccogliere ed utilizzare dati di risultati.

Un modo per semplificare è quello di limitare il numero di risultati usati nelle misure; seleziona le tue misurazioni di risultato basandoti sul tipo di informazione che sarà maggiormente utile nella tua agenzia.

Basandoci sulla letteratura di ricerca suggeriamo di monitorare un insieme essenziale di risultati comi seguenti:

  • – Conoscenza riguardo i problemi di salute mentale ed uso di sostanze;
  • – Ospedalizzazione psichiatrica o per uso di sostanze;
  • – Disagio derivante da sintomi;
  • – Uso delle medicine;
  • – Vita indipendente;
  • – Impiego competitivo;
  • – Coinvolgimento nella pratica psicoeducazionale

Raccomandiamo altresì che operatori ed utenti completino gli appositi rispettivi questionari di risultati; tali risultati rispecchiano gli obiettivi primari del programma IMR o WSM.

E’ importante per te catturare i risultati in un modo che sia il più utile possibile per il tuo programma; perché i dati siano utili devono essere validi; in altre parole i dati devono misurare quello che si suppone debbano misurare; dunque i risultati devono essere pochi e concreti per l’operatore, allo scopo di focalizzarsi sui risultati chiave, per capirli in modo omogeneo e fare le proprie valutazioni in modalità coerente e a prova di errori.

Sviluppare procedure

Le agenzie possono scegliere di sviluppare la porzione di risultati del loro sistema di controllo di qualità da zero oppure di utilizzare un sistema già esistente di monitoraggio dei risultati; un buon  numero di programmi elettronici di valutazione sono disponibili per aiutarti a sviluppare sistemi di monitoraggio comprensivi, integrati, user-friendly, siano essi free o commerciali.

Quando decidi di usare un pacchetto esistente di monitoraggio dei risultati o di svilupparne uno tuo proprio, è importante tenere a mente le capacità della tua agenzia; il sistema non deve creare un impaccio improprio per gli operatori IMR o WSM e deve fornire informazioni che siano utili per il loro lavoro.

Il sistema dovrebbe integrarsi nel flusso di lavoro dell’organizzazione, che questo significhi  scrivere valutazioni su carta, usare una applicazione preconfezionata o svilupparne una in proprio per il monitoraggio dei risultati; parti con quanto si trovi ad essere disponibile ed espandi il sistema da lì; all’inizio puoi raccogliere dati con un semplice modulo per report e puoi riportare riassunti manuali agli operatori IMR o WSM.

Un software per PC che consenta il data entry e la manipolazione, come Access, Excel, ecc. rende i dati tabulari e la grafica più semplice di quanto si possa fare a mano; un sistema informatico per il data entry e la generazione di report presenta un chiaro vantaggio e dovrebbe essere un obiettivo, ma non devi aspettare di utilizzarlo; i feedback non devono necessariamente provenire da un sistema  sofisticato per essere utili; è più importante che la reportistica sia significativa e frequente;.

Espandere le proprie misurazioni di risultato

Una volta che hai instaurato il tuo sistema essenziale di monitoraggio dei risultati, imparando come raccogliere dati di routine e sei pronto ad usarlo per migliorare il tuo programma, allora sarai pronto ad espandere le tue misurazioni di risultato.

Prendi in considerazione di chiedere agli utenti ed alle loro famiglie di contribuire al miglioramento del programma sia praticamente che clinicamente; gli utenti e le famiglie sono fonti di informazione importanti per coloro che stanno ricercando il miglioramento dei risultati; le agenzie potrebbero voler conoscere quanto segue:

  • – Se i consumatori e le loro famiglie sono soddisfatti del servizio;
  • – Se i servizi hanno migliorato la qualità delle loro vite;
  • – Se i consumatori credono che i servizi li stiano aiutando ad acquisire i loro obiettivi di Recupero.

Mentre raccogliere dati dai consumatori e dalle loro famiglie richiede più tempo allo staff rispetto alle informazioni che possono essere raccolte velocemente dagli operatori, è vero che consumatori e famiglie possono dare un feedback pregiato.

Noi raccomandiamo i questionari che seguono per raccogliere informazioni dai consumatori e dalle famiglie:

  • – Mental Health Statistic Improvement Program Consumer Satisfaction Survey;
  • – Strumenti specifici di misurazione di Recovery.
Quanto spesso dovrei raccogliere dati sui risultati?

Pianifica di monitorare i risultati dei consumatori nel tuo programma IMR o WSM ogni 3 mesi e condividi i dati con il tuo team; raccogliere dati ad intervalli regolari e ristretti migliorerà la affidabilità dei tuoi dati di risultati.

Mentre raccomandiamo di progettare un sistema di raccolta di risultati precocemente nella implementazione del processo, dovresti non aspettarti di vedere i risultati desiderati nel programma finché esso non sia pervenuto alla piena operatività; a seconda delle risorse disponibili per il tuo programma, questo può richiedere dai 6 a 18 mesi per compiersi.

In che modo si dovrebbe identificare chi  raccoglie i dati?

Gli amministratori delle agenzie o le autorità della salute mentale potrebbero assegnare la responsabilità di raccogliere dati sui risultati ai seguenti:

  • – Il leader, coordinatore o direttore del programma;
  • – I membri del gruppo di consulenza EBP (evidence-based practices);
  • – Team di controllo qualità;
  • – Consulenti indipendenti incluso utenti e membri delle famiglie;
  • – Altro staff

Diversamente dal raccogliere misurazioni di processo, raccogliere misurazioni di risultato non richiede una lunga procedura di analisi; molte misurazioni di risultato saranno informazioni che gli operatori del programma riporteranno dal loro lavoro quotidiano con i consumatori.

E’ importante sviluppare un veloce e facile approccio standardizzato di raccolta dati di risultato; per esempio creare un semplice form o database al computer che gli operatori possano aggiornare di routine.

Usare i dati per migliorare il tuo programma evidence-based

A mano a mano che tu sviluppi un sistema di controllo e assicurazione di qualità, i leaders e gli operatori del programma lo introdurranno nella fabbrica delle loro procedure di lavoro quotidiane; la valutazione di processo ti conferirà una finestra riguardo il lavoro richiesto che viene effettuato giorno dopo giorno.

I reports di risultato ti daranno una evidenza tangibile dell’utilizzo e dei valori del servizio e diventeranno una piattaforma per la presa di decisioni e per la supervisione.

Ad un certo punto i membri del team del tuo programma potrebbero meravigliarsi di come facevano il loro lavoro senza un sistema informativo; esso perverrà ad essere considerato un ingrediente essenziale di pratiche evidence-based ben implementate.

Creare reports dalle valutazioni

Per i tuoi dati di processo, in aggiunta al completamento della IMR Fidelity Scale, alla General Organizational Index ed ai fogli di punteggio, i valutatori dovrebbero scrivere un report illustrante i loro punteggi; il report dovrebbe includere i seguenti punti:

  • – Una interpretazione dei risultati della valutazione;
  • – I punti di forza e di debolezza del tuo programma;
  • – Raccomandazioni chiare su come migliorare il programma.

Il report dovrebbe essere informativo, fattuale, costruttivo.

Quando riassumi i dati di risultato comincia con report semplici e facili da leggere; quindi lascia che l’esperienza determini di quali reports addizionali hai bisogno; puoi progettare reports che forniscano informazione riguardo un singolo utente, un singolo insieme di casi di un operatore, o riguardo il programma nella sua totalità; per esempio reports generati per un singolo utente potrebbero tracciare la partecipazione dell’utente in uno specifico servizio del programma ed i relativi risultati nel tempo.

Potresti immettere tali reports nei grafici relativi all’utente e questi potrebbero essere  base per la discussione dei progressi dell’utente medesimo.

Condividi i tuoi risultati

Il singolo fattore che molto probabilmente determinerà il successo di un sistema di controllo qualità è la capacità di dare un feedback utile e tempestivo agli stakeholders chiave; è giusto preoccuparsi a proposito dei dati che entrano nel tuo sistema di elaborazione, ma lo è ancor di più per la conversione dei dati in informazioni significative.

Per esempio i dati potrebbero mostrare 20 utenti impiegati in un lavoro competitivo nel corso dell’ultimo quadrimestre; ma è più informativo sapere che questo rappresenta solo il 10% degli utenti nel programma.

Perché le informazioni influiscano sulla pratica esse devono essere comprensibili e significative e devono essere emesse ad intervalli regolari; in aggiunta il sistema di controllo della qualità deve adattare le informazioni in modo che corrispondano alle necessità dei vari utenti e alla risposta ai loro interrogativi.

Condividi i risultati con gli operatori

Dopo ogni valutazione periodica, dedica del tempo ad un meeting di supervisione con lo scopo di discutere i risultati; i numeri che riflettono una performance sopra la media o eccezionale dovrebbero condurre a riconoscimenti, complimenti ed altre ricompense; i dati che riflettono una performance sotto la media dovrebbero innescare una ricerca delle cause sottostanti e dovrebbero generare strategie che offrano la promessa di miglioramento; operando in tal modo con regolarità i leaders creeranno una organizzazione di apprendimento caratterizzata da risposte adattative alla informazione che portano a migliorare i risultati per l’utente.

Condividi i risultati col Gruppo di consulenza del programma ed il Team di controllo qualità

Potresti anche utilizzare queste informazioni per mantenere coinvolti stakeholders esterni; condividere informazioni con membri scelti della comunità, staff della tua Autorità per la salute mentale, utenti, membri attivi delle famiglie, può essere apprezzabile; per mezzo di questi canali potresti sviluppare supporto per il tuo programma, incrementare la partecipazione dei consumatori e fare raccolta fondi privata per la tua agenzia.

Condividi i risultati internamente

Le agenzie possono distribuire i reports durante i meetings a livello di staff e di dirigenti allo scopo di tenere  lo staff della agenzia informato ed impegnato nel processo di implementazione del programma; le agenzie che hanno svolto programmi evidence-based di successo evidenziano la importanza di sviluppare comprensione e supporto del programma attraverso tutta l’estensione della agenzia.

Inoltre integrare report individuali relativi a singoli utenti con grafici può aiutarti a monitorare i progressi degli utenti nel tempo; e ancora la reportistica di informazione di risultato utente –specifica, portata ai meetings del team di trattamento, aiuta a tenere il team focalizzato sugli obiettivi dell’utente.

Condividi i risultati con utenti e famiglie

Le agenzie possono evidenziare la valutazione dei risultati in meetings con utenti e famiglie; incrementare la comprensione del programma da parte di utenti e famiglie può motivare queste parti a partecipare al processo di trattamento ed a costruire fiducia nel rapporto operatore-consumatore.

Inoltre condividere i risultati può creare speranza ed entusiasmo attorno al tuo programma; condividere informazioni motiva la gente e stimola cambiamenti nel comportamento; condividere i risultati con una larga varietà di stakeholders è la chiave per potenziare il tuo programma.

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